En muy poco tiempo la comunidad interesada en los temas de gestión documental hemos visto un acelerado avance de la disciplina archivística hasta el punto que hoy parece, por su precisión, complejidad y dinamismo, más una ciencia que otra cosa. Queriendo –intencionalmente- no entrar en una dicotomía de análisis para clasificarla en una u otra línea, es indudable que el vertiginoso cambio que actualmente tiene, requiere del concurso y participación de muchos perfiles que compartan experiencias conducentes a la mejora y optimización de los programas de gestión documental.
 
Título Resumen
   

La Oficina Sin papeles. Guía metodológica para la aplicación de software profesional de gestión documental en Colombia

 

La oficina sin papeles se ha comvertido en una prioridad en Colombia como lo prueba las diferentes iniciativas gubernamentales puestas en marcha. Sin embargo, la elevada complejidad de los sistemas involucrados, la obligada interacción de disciplinas y la exigente y abundante normatividad aplicable, hacen de este objetivo un verdadero reto para los responsables. Está en riesgo no solo el proyecto, sino la cuantiosa inversión que representa!

 Normatividad

 

Vemos una creciente emisión de normas que complejizan la actividad técnica de gestión documental, con lo que se hace necesario articular de forma consistente, y sobretodo práctica, su aplicación localizada en Colombia. Muchas de ellas nacen en entornos europeos lo que sin duda requiere de una verdadera adaptación, más que de una simple traducción.

Ley de Transparencia

 

¿Cómo se articula el modelo de gestión documental con el cumplimiento de la Ley de Transparencia -Ley 1712 de 2014-? Los ejemplos que vemos en los sitios web de las entidades obligadas no van más allá de la simple exposición (publicidad) de información!

Registro de Archivos de Derechos Humanos

 

En tiempos de conflicto con intenciones de reconciliación, el Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y su protección -READH(p)- diseñado con base en las normas de descripción del Consejo Internacional de Archivos, es una importante iniciativa del Centro Nacional de Memoria Histórica, para identificar custodios de fuentes documentales que protegen o vulneran los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.

Firma Digital/Electrónica

 

Un texto para intentar desmitificar el concepto y volverlo una realidad de uso en Colombia.

Software AtoM ICA

 

Software técnicamente diseñado con propósitos de uso para almacenamiento y recuperación de los elementos de descripción documental, basado en el uso de esándares archivísticos. Una posibilidad para Colombia.

Certificación de Documentos Electrónicos

Confusión en los mecanismos de aplicación de esta iniciativa.

Digitalización Certificada

Análisis práctico de la iniciativa y comentarios en relación con la interpretación que se maneja sobre el tema, para determinar si se puede o no destruir el documento físico.

El ruido de la terminología

Expresiones como Volumen frente a Tomo; Documento y Documento de Archivo; Borrador y Versión; Documento y Record; Índice Electrónico; Foliado Electrónico y muchas más, están generando ambigüedad y confusión tanto para quienes solicitan los servicios, como para quien los presta. Este "mix" que relaciona textos y expresiones de muchas fuentes, se ha vuelto costumbre en los pliegos de condiciones, sin que las partes tengan claro en qué consiste la solicitud.

Tabla de Retención Documental Ampliada

La automatización técnica de la gestión documental, basada en los estándares y mejores prácticas internacionales, obliga una nueva visión y dinamismo de los instrumentos tradicionalmente utilizados en Colombia. Conozca como apoyar su proyecto integral de gestión de documentos electrónicos, a través de instrumentos modernos como la Tabla de Retención Documental Ampliada.

 

 

 


PBX: (571) 295 03 05

Diagonal 23 # 69-60, Ofi. 408 l info@softydi.com l Bogotá, Colombia